Curendis Kampenhout is als groeiende praktijk voortdurend op zoek naar vernieuwing om zo een steeds betere zorg te kunnen garanderen voor hun patiënten. Eén van die vernieuwingen was een flexibel agendasysteem dat ze volledig op maat van de praktijk konden afstemmen om zo de motor van hun praktijkwerking te worden. We spraken Joke De Maeyer van Curendis, zij was mede verantwoordelijk voor de overschakeling naar Mya.
Waarom zijn jullie overgeschakeld naar het agendasysteem van Mya?
Omdat we als praktijk aan het groeien zijn, waren we op zoek naar een nieuw online platform. We hadden een systeem nodig waar we alle verschillende agenda’s flexibel in kunnen beheren.
En daar bood jullie systeem heel wat mogelijkheden. Er is in onze praktijk ondertussen een structuur gecreëerd waarbij patiënten binnen het systeem versleept kunnen worden naar een online wachtzaal. Zo weet de dokter meteen dat de patiënt aangekomen is.
In de volgende fase gaan we bovendien werken met een QR-code die in de bevestigingsmail via Mya wordt meegestuurd. De patiënten komen binnen door die code te scannen, en dan zal de patiënt automatisch naar de juiste wachtruimte gestuurd worden.
Hoe zorg je dan voor die structuur?
Dat doen we via de statussen in Mya. In het vorige systeem was dat ook aanwezig, maar veel beperkter. Er waren niet zoveel mogelijkheden als bij MYA.
We werken nu ongelooflijk veel met statussen, we hebben ondertussen meer dan 60 verschillende statussen. Als iemand is aangekomen, dan wordt hij of zij zo virtueel gevolgd doorheen de praktijk. ‘Aankomen’, ‘Buiten gaan’ en ‘Afgewerkt’ zijn maar enkele voorbeelden van statussen die we gebruiken.
We gebruiken dat trouwens ook tijdens het tellen van de kassa. Die statussen bieden dus inderdaad een groot voordeel en zorgen voor veel overzicht.
Ervaren jullie daarnaast nog andere verschillen met jullie vorige agendasysteem?
Het vorige systeem was statischer. De verschillende mogelijkheden die Mya heeft vinden wij een groot verschil: zoals het virtueel rondlopen in de praktijk en het volgen van de patiënten. Ja, dat is een heel groot pluspunt. We kunnen veel meer met Mya.
Een tijdje geleden hebben we op vraag van jullie een nieuwe functie toegevoegd, zodat je kan kiezen om patiënten een reden te laten invullen bij het annuleren van een afspraak. Waarom is die functie zo belangrijk voor jullie?
De reden waarom ze annuleren, is voor ons zeer belangrijk. We steken veel tijd en energie in onze patiënten, dus het is belangrijk voor ons om te weten waarom iemand niet meer terug zou komen. Dan kunnen we daarop verder inzetten om als praktijk te blijven groeien en verbeteren. Die functie is dus een belangrijke controle en een call-to-action instrument.
Als er nog een andere functie van Mya is waar je niet meer zonder kan, welke is dat dan?
De connectie met Filemaker, ons persoonlijk, medisch programma. Het volgen van patiënten doorheen het gebouw en het kopiëren en plakken van afspraken. Samengevat dus de vlotheid en efficiëntie van het werken. Dat is tijdswinst.
Jullie maken ook gretig gebruik van de groepsoverzichten. Welke meerwaarde biedt dat voor jullie?
Het geeft ons een overzicht van drukte en workload. We zijn ondertussen met 3 medewerksters aan de balie. Bepaalde statussen en type afspraken hebben een kleurcode. Ze geven ons snel een visueel overzicht over drukkere of kalmere periodes door de dag heen. Zo kunnen we ons werk in zowel de front- als backoffice beter verdelen en inplannen.
Gebruiken jullie het systeem dan ook voor interne communicatie binnen de praktijk?
Ja, het belletje rechtsboven (communicatiecentrum) beginnen we meer en meer te gebruiken. De takenmodule gebruiken we wel niet, voor ons ontbreekt er wat overzicht omdat het in een lijst-weergave staat. Daarom gebruiken we in de plaats daarvan nota’s in de agenda als reminders. Die kunnen we wel op specifieke tijdstippen en bij afspraken inplannen.
Hoe verliep de overschakeling naar Mya?
Voor mij is de overschakeling heel vlot verlopen. Ik was als relatief nieuwe medewerker op dat moment ook nog niet zo vertrouwd met het vorige systeem. Voor mijn collega Charlotte was het eerst wel een beetje aanpassen, omdat ze een aantal vaste handelingen had die ze deed. In een nieuw systeem ga je dan wel even moeten zoeken naar nieuwe automatismen.
De eerste weken heb ik veel naar Maarten zijn kennis kunnen terugkoppelen wanneer ik vragen had. Deze communicatie is steeds zeer vlot en professioneel verlopen.
En jullie patiënten, hoe reageerden zij op de overschakeling naar een nieuw agendasysteem?
Over het algemeen heel positief, en ondertussen zijn ze dat ook gewoon. Ze rekenen tegenwoordig ook op het mailtje als bevestiging en herinnering van de afspraak.
Zou je Mya aanraden aan andere medische professionals?
Zeker en vast, ik heb het zelf mogen integreren in onze praktijk en het is een schitterende agenda om te gebruiken. Zeker voor praktijken die meer willen doen dan enkel het inplannen van 1 soort afspraak, en die het digitale gedeelte willen uitwerken en integreren. Ik zou Mya zeker en vast aanraden!
Tot slot, hoe zou je Mya beschrijven in enkele woorden?
Modern, dynamisch, efficiënt, vooruitstrevend en jong.
De samenwerking met Maarten en Gwen vinden wij echt wel super! Dikke plus, het verloopt niet bij alle bedrijven zo makkelijk en vlot!
Benieuwd hoe Curendis streeft naar vernieuwing in de zorg? Neem dan een kijkje op hun website curendis.be.