Heb je patiënten die online een afspraak boeken, maar zich vervolgens niet vertonen? Frustrerend, want tijdens dat tijdsblok had je een andere patiënt kunnen helpen. Gelukkig wapen je jouw praktijk tegen no-shows met de online agenda van Mya.
Stap 1: Stel een no-show status in
Je identificeert patiënten die niet op hun afspraken verschijnen door een no-show status toe te wijzen. Gebruik je nog geen no-show status? Maak de status dan even aan. Dat doe je in het menu ‘Instellingen’ - ‘Afspraakstatus’. Je klikt op toevoegen. Daar geef je de status een titel en een code. Je stelt bijvoorbeeld de titel “No Show” in met code “NS”. Let op dat je onderaan de pagina het vakje “Teller bijhouden?” aanvinkt. Dat is nodig om het aantal no-shows op te slaan op de patiëntenfiche, zodat je dat gemakkelijk kan zien wanneer je later een afspraak boekt voor diezelfde patiënt.
Stap 2: Wijs een no-show status toe
Nadat je de no-show status aanmaakt, kan je die toewijzen aan patiënten. Wanneer een patiënt niet aanwezig is op de afspraak, duid je dat aan in je online agenda. Dat doe je door op de afspraak te klikken. Vervolgens kies je in het menu ‘Verander status’ de no-show status die je gecreëerd hebt.
Stap 3: Maak concrete afspraken met je patiënt
Je beslist zelf wanneer je patiënten ervan weerhoudt om online een afspraak te boeken. Je doet dit in het menu ‘Instellingen’ - ‘Praktijk instellingen’ - ‘Agenda voorkeuren’. In het tabblad ‘patiënten’ kies je hoeveel keer een patiënt een no-show status krijgt voordat hij of zij geweerd wordt.
Zodra een patiënt dat maximumaantal no-shows bereikt, kan hij of zij geen afspraak meer boeken. De patiënt neemt dan contact op met jouw praktijk. Op dat moment tref je een regeling die zorgt dat de patiënt in de toekomst wel op de afspraak is. Wanneer je vervolgens de afspraak inboekt, kan je de statussen gemakkelijk verwijderen. Tijdens het boeken geeft het systeem jou een melding dat de patiënt geweerd is. Je ziet dan linksonder op je scherm een statusoverzicht. Wanneer je vervolgens op de rode pijl klikt, zet je de teller weer op nul. Boek je niet meteen een nieuwe afspraak? Dan kan je het aantal statussen ook op de patiëntenfiche op nul zetten.
Stap 4: Informeer je patiënt automatisch wanneer hij of zij niet komt opdagen
Wil je jouw patiënt onmiddellijk informeren wanneer hij of zij een afspraak mist? Stel dan een automatische mail of een automatisch sms-bericht in. Dit doe je in het menu ‘Instellingen’ - ‘Afspraakstatus’. Je opent het venster waarin je de no-show status aanpast. Onder het tabblad ‘communicatie’ stel je dan de mail en het sms-bericht op. De patiënt ontvangt dat bericht dan onmiddellijk wanneer je de status toewijst aan de afspraak.
Bonustip
Maak je agenda overzichtelijk met statussen. Gebruik ze dus niet enkel om no-shows aan te duiden. Koppel ook andere belangrijke informatie snel en eenvoudig aan patiënten.
