Online afspraken boeken via de beslissingsboom in tijden van Corona

Veel praktijken beperkten daarom ook de afgelopen maanden de toegang tot hun online agenda en lieten patiënten zelf geen afspraak meer boeken. Het gevolg? Een telefoonlijn die terug roodgloeiend staat of een stijgende factuur van het callcenter. Maar is dat allemaal wel nodig? Moet je met oog op praktijkoptimalisatie terug minder performante manieren van werken binnen de praktijk gaan hanteren? Het antwoord is nee. Met een slimme online agenda kan je patiënten nog steeds zelf online een afspraak laten boeken, zélfs in tijden van corona.

In tijden van Corona is het niet evident om patiënten zelf online afspraken te laten boeken. Patiënten zijn immers mogelijks besmet met COVID-19. Als behandelende arts zijn hierbij je eigen veiligheid, de veiligheid van andere patiënten en betrokken collega’s erg belangrijk.

Online ‘triage’ door middel van eenvoudige vragenlijst

Als een patiënt telefonisch een afspraak wil maken stel je als arts enkele vragen. Aan de hand van de antwoorden die de patiënt geeft, schat je het risico in en laat je hem op een afgesproken moment in de praktijk langskomen. Doeltreffend en correct, toch? Stel nu dat je de patiënt diezelfde ja/neen-vragen zelf online kan laten beantwoorden? Dan kan de online agenda zelf het risico inschatten? Patiënten die geen risico vertonen kunnen toch nog zelf online hun afspraken boeken, patiënten die wel een risico vertonen krijgen een duidelijke melding te zien of kunnen op voorbehouden tijdstippen hun afspraak inboeken.

Eenvoudig voor de patiënt

Het gebruik van de online ‘triage’-vragenlijst is eenvoudig en duidelijk voor de patiënt. Deze vragenlijst werd door huisartsen opgemaakt en getest. Ze biedt natuurlijk geen garanties maar is een goede indicator.  Op termijn kan deze vragenlijst door de praktijk zelf beheerd worden.

Hoe werkt het? De praktijk kan zelf aangeven hoe vaak een patiënt “ja” mag antwoorden alvorens de online agenda de patiënt als een risico moet aanzien.

Online vragenlijst implementeren in de Mya online agenda

Hoe de online vragenlijst activeren? Dat kan heel eenvoudig. Afhankelijk van of je met type afspraken werkt of niet dien je 2 of 3 handelingen uit te voeren.

1. Beslissingsboom activeren

De vragenlijst activeren doe je door eerst bij de ‘settings’ in het menu “praktijkinstellingen”/“agendavoorkeuren” onder de tab “Beslissingsboom” deze aan te vinken.

De online agenda zal dan ook de mogelijkheid tonen om het aantal ‘ja’-antwoorden aan te duiden. Onze voorkeur gaat uit naar 1.

TIP 1: je patiënt vertrekt vanop de website met de bedoeling om een online afspraak te boeken. De vragenlijst komt dan vaak ook een beetje onverwacht. Via het veldje “mededeling vragenlijst” kan je in enkel zinnen de patiënt duidelijk maken wat het juist is en hem zo op zijn gemak stellen.

TIP 2: indien je niet wil dat patiënten met een risico op corona een afspraak kunnen boeken,  stel dan de “mededeling geen werkblokken” ook in met een informerende tekst.

2. Beslissingsboom slim maken door werkblokken toe te wijzen

Indien je patiënten met risico op corona toch zelf online een afspraak wil laten boeken, dan kan je hiervoor een nieuwe werkblok aanmaken. Onder de tab “toegang” dien je dan bij het veld “Beslissingsboom” de status te veranderen van “niet van toepassing” naar “Beslissingsboom, indien JA” of “Beslissingsboom, indien NEE”.

Vergeet nadien niet dit nieuwe werkblok op te nemen in je werkschema en/of de bestaande werkblokken aan te passen door de status van de beslissingsboom juist te zetten.

TIP 3: Als je patiënten met een mogelijk risico toch zelf online wil laten boeken kan je er ook altijd voor kiezen om het werkblok te combineren met een videoconsult. Hoe je videoconsultaties kan gebruiken lees je hier.

3. Beslissingsboom koppelen aan type afspraken

Net als bij de werkblokken kan je ook bij ‘type afspraken’ de beslissingsboom activeren. Indien de beslissingsboom actief is en een type afspraak heeft geen toegewezen status van de beslissingsboom, dan zal dit type ook (tijdelijk) niet geboekt kunnen worden door de patiënt.

Net als bij de werkblokken dient dus ieder ‘type afspraak’ dat je wil gebruiken te worden toegewezen aan de beslissingsboom.

Hulp nodig met het activeren van de beslissingsboom?

Wil je van start gaan met de beslissingsboom maar heb je hier graag hulp bij? Aarzel dan niet om de Mya helpdesk of uw contactpersoon te contacteren op het nummer 089 44 14 14. Onze medewerkers helpen je graag op weg.

Opstarten met de Mya online agenda?

Ben je nog geen klant maar wil je toch snel van start gaan met Mya zonder gegevensverlies van je huidige agenda? Aarzel dan zeker niet om ons te contacteren. Afhankelijk van de snelheid waarmee u van start wil gaan, slagen wij erin om u in minder dan 24u te laten opstarten en uw data te migreren.

Meer info op mya-agenda.be, hallo@mya-agenda.be of 089 44 14 14.