Praktijkoptimalisatie dankzij slimme werkschema's

Herken je dit? Op vrijdagavond staat je agenda voor maandagochtend al volledig volgeboekt. Patiënten die een dringende afspraak nodig hebben, kunnen geen vrij tijdstip meer vinden en moeten noodgedwongen telefonisch contact opnemen met de praktijk. De week begint meteen hectisch. Na een drukke werkweek wil je op vrijdag graag wat vroeger stoppen om je kinderen of kleinkinderen op te halen van school. Jammer dat je vanaf 16u nog enkele minder urgente afspraken hebt opstaan, terwijl er tussen 14u en 16u geen enkele afspraak geboekt werd. Met Mya, de nieuwe online agenda voor de medische sector, krijg je terug vat op deze situaties. Lees hier hoe je met slimme werkschema’s de werking van je praktijk sterk kan optimaliseren.

Wat is een slim werkschema?

Een slim werkschema vertrekt vanuit een persoonlijke behoefte. Geef je de voorkeur aan een minimale telefoondrukte? Of wil je je afspraken zoveel mogelijk groeperen? Of wat dacht je van een avondje vrij tijdens een rustigere periode? Eens je weet waar voor jou de prioriteiten liggen, kan je aan de slag met het instellen van je online agenda. 

Flexibele werkblokken

Vooraleer je een werkschema opmaakt, ga je werkblokken bepalen. Een werkblok is een tijdslot dat ingeboekt kan worden door een patiënt, (tele)secretariaat, een collega of door jezelf. Je bepaalt zelf wie het tijdslot kan boeken, hoe lang op voorhand men dit kan boeken en tot hoe lang voor de afspraak men dit slot nog mag boeken. Ook kan je zelf beslissen tot hoe lang op voorhand iemand een geboekte afspraak nog kan wijzigen.

Zo maak je bijvoorbeeld een werkblok voor gewone consultaties, waarbij je patiënten of het telesecretariaat toestaat om vanaf 60 dagen op voorhand tot 4 uur voor de consultatie zelf te boeken. Voor dringende situaties daarentegen is het misschien handiger dat een werkblok pas 2 uur voor de afspraak vrij komt en tot 15 minuten voor de afspraak te boeken is. Hierdoor creëer je ruimte voor dringende afspraken, zonder dat de patiënt per se naar de praktijk moeten bellen. Dit kan de telefoondrukte in de praktijk drastisch verminderen[i].

Slimme werkschema’s

Van zodra je de werkblokken gedefinieerd hebt, ga je een slim werkschema opmaken dat rekening houdt met jouw persoonlijke behoeften. Plaats bijvoorbeeld op een maandagochtend een paar werkblokken die pas enkele uren vooraf vrijkomen. Zo voorkom je dat op vrijdag je online agenda voor maandagochtend al volgeboekt is en er geen ruimte meer is voor dringende afspraken. Werk je niet elke week op dezelfde manier, maar reserveer je bijvoorbeeld 1 keer om de 2 weken op donderdag enkele uren tijd voor kleine ingrepen? Met Mya kan je gemakkelijk variaties aanbrengen in je wekelijkse werkschema.

Prioriteiten stellen in je online agenda

Indien dit nog niet voldoende flexibiliteit biedt, kan je nog een stap verder gaan. Door prioruren aan te geven, ga je er voor zorgen dat de slots in een zelf gekozen volgorde vrijkomen. Zo kan je instellen dat een slot om 18u pas geboekt kan worden indien alle tijdssloten ervoor reeds ingeboekt werden. Pas wanneer 18u ook geboekt werd, komt 18u15 vrij. Dit maakt het mogelijk om springuren in je agenda te vermijden of om op een vrijdagavond wat vroeger te kunnen stoppen.

Mya, alle flexibiliteit die je van een online agenda verwacht

Mya is een gebruiksvriendelijke en flexibele online agenda, die speciaal ontwikkeld werd voor het Belgische zorglandschap. Door rekening houden met de volgende punten kan je je werkweek een stuk aangenamer maken:

• Ken je persoonlijke prioriteiten
• Een slim werkschema start met slimme werkblokken en de juiste instellingen
• Plaats de verschillende werkblokken strategisch in je werkschema
• Maximale flexibiliteit bekom je door gebruik te maken van prioruren

Wil jij ook een slim werkschema en je online agenda onder controle krijgen?  Neem dan snel contact op met Mya via hallo@mya-agenda.be. Wij helpen je graag verder.

[i] De Turck, J. Doorlichting van het afsprakensysteem van een huisartsenpraktijk zonder secretariaat. Masterproef Huisartsgeneeskunde. Universiteit Gent: 2017-2019.